Chaos beherrschen
Waldeck-Frankenberg. Die Basis einer gesunden Ordnung ist ein groer Papierkorb, sagt Tucholsky. Wie man sein Bro bess
Waldeck-Frankenberg. Die Basis einer gesunden Ordnung ist ein groer Papierkorb, sagt Tucholsky. Wie man sein Bro besser organisiert, wei jetzt der Arbeitskreis Unternehmerfrauen im Handwerk. Expertin Susanne Siekmeier, Dozentin fr Veranstaltungsmanagement und Broorganisation, informierte zu den Punkten Ordnung im Bro, E-Mail-, Zeit- und Selbstmanagement. Laut Siekmeier hat eine Studie des Fraunhofer Instituts ergeben, dass 10 Prozent der Arbeitszeit mit Suchen verschwendet wird. Anschaulich erluterte sie die 5 A- Methode. Diese umfasst zunchst das Aussortieren oder die Aktion blauer Sack, dann das Aufrumen, denn jeder Gegenstand hat seinen richtigen Platz.Wichtig ist es, abends keine Papierstapel auf dem Schreibtisch zu haben und den Posteingang leer zu wissen.Als dritten Schritt gilt es den Arbeitsplatz sauber halten und viertens Arbeitsstandards zu definieren.Die Leitlinie fr Standards sollte die Devise sein, die beste, einfachste und sicherste Art und Weise zu definieren, eine Ttigkeit auszufhren. Hierzu gehren auch Kurzanleitungen fr Prozesse und Routinearbeiten und Regeln, die fr alle Gltigkeit haben, festzulegen. Der letzte Schritt der Methode beinhaltet alle bisherigen Schritte und die dazugehrige Disziplin zu wiederholen. Die systematische und schlanke Ablage. Eine optimale Ablage besteht aus einem auf das Unternehmen zugeschnittenen Aktenplan fr alle abzulegenden Papiere und fr alle Dateien.Wichtig ist bei allen eingefhrten nderungen, dass diese auch innerbetrieblich kommuniziert werden. Fr das E-Mail Management empfahl Siekmeier, diese in Blcken 2-4 mal am Tag abzuarbeiten. Dabei sollte man fr die direkte Bearbeitung zu Grunde legen, dass es sich um wichtige und dringliche E-Mails handelt oder deren Bearbeitung nur 3 bis 4 Minuten dauert. In eine To-Do-Liste sollte man alle E-Mails aufnehmen, wenn die Bearbeitung mehr als fnf Minuten in Anspruch nehmen wird. Auerdem legte sie allen Unternehmerfrauen nahe, unntige Newsletter abzubestellen und E-Mails zu lschen, soweit dies mglich ist. Zum Thema Zeit-/Selbstmanagement gab sie verschiedene Ratschlge. Grundlegend ist die Planung der Aufgaben und das Setzen von Prioritten. Dazu stellte Frau Siekmeier die ABC-Analyse vor: A-Aufgaben sind sehr wichtige Aufgaben, die selbst erledigt werden mssen, B-Aufgaben sind durchschnittlich wichtig und knnen teilweise delegiert werden. Unter C-Aufgaben versteht man Routineaufgaben.Die nchste Veranstaltung findet am 11. November statt. Dann besichtigen die Unternehmerfrauen die Bckerei Plcker. An der Arbeit des Arbeitskreises interessierte Unternehmerfrauen wenden sich an die Kreishandwerkerschaft Waldeck-Frankenberg, Ursula Mller, Tel.: 05631/ 9535216.
