Gudensberger Stadtverwaltung spart jetzt Papier und Toner

+
Thomas Wagner (Leiter der Stadtkasse), Katharina Engelbrecht (Leiterin Fachbereich Finanzen), und Annika Kuhl (Mitarbeiterin der Finanzabteilung) sehen sich die grafische Benutzeroberfläche des Rechnungsworkflows an.

Wichtiger Schritt bei der Digitalisierung der Arbeitsprozesse: Fachbereich Finanzen setzt auf digitalen „Rechnungsworkflow“

Gudensberg. Die Stadtverwaltung Gudensberg setzt seit Jahresbeginn einen papierlosen „Rechnungsworkflow“ (RWF) ein. Damit geht die Verwaltung einen weiteren wichtigen Schritt bei der Digitalisierung der Arbeitsprozesse voran. Nach der Einführungsphase soll das Verfahren die schnellere Abwicklung von Rechnungen ermöglichen. Bei bis zu 10.000 Rechnungen, die das Gudensberger Rathaus im Jahr erhält, können bis zu 50.000 Seiten Papier und eine große Menge Toner für die Kopierer eingespart werden. Außerdem kommt die Stadtverwaltung den Vorgaben einer EU-Richtlinie nach, die künftig das Erstellen und Verarbeiten von digitalen Rechnungen vorschreibt.

„Als das erste Mal der Begriff ‘Rechnungsworkflow‘ fiel, fragten die meisten Kollegen im Rathaus, was damit gemeint sei“, sagt Katharina Engelbrecht, Leiterin des Fachbereichs Finanzen. Nachdem man sich für die Software eines erfahrenen IT-Dienstleisters, der ekom21 (Kommunales Gebietsrechenzentrum), entschieden hatte, sei daher ein umfangreiches Schulungsprogramm angelaufen, bei dem nicht nur neue Begriffe geklärt wurden, sondern alle Mitarbeiter auch mit der Arbeitsweise des Programmes vertraut gemacht wurden.

„Bis zum Ende des vergangenen Jahres“, erläutert Engelbrecht, kamen die Rechnungen in Papierform auf den Schreibtisch. Nach dem Eingang im Rathaus wurden sie an die Sachbearbeiter verteilt, die dann nach Prüfung die sachliche und rechnerische Richtigkeit bescheinigten und sie an den Fachbereich Finanzen zur Buchung weiterreichten. Die Auszahlung erfolgte durch die Stadtkasse.“ Dieses Verfahren werde im Wesentlichen beibehalten, sagt die Kämmerin, nur, dass dies seit Jahresbeginn 2020 am Bildschirm mit Hilfe der Software „RWF 3.0“ komplett digital passiere.

Nach der Einarbeitungsphase rechnet Engelbrecht neben der schon beschriebenen Ressourceneinsparung auch mit einer geringeren Bearbeitungszeit für die Rechnungen. Ein Platzgewinn ergäbe sich durch die nicht mehr benötigte „Papier“-Archivierung. Weiterer Vorteil: Alle Mitarbeiter können gleichzeitig Zugriff auf die Rechnungen nehmen. Das Suchen in Akten entfalle.

Mehr zum Thema

Das könnte Sie auch interessieren

Meistgelesene Artikel

Deponien geschlossen: Alte Möbel, Gartenabfälle und Benzinkanister landen im Wald

Wegen des Coronavirus verbringen viele Menschen die Zeit Zuhause. Eine gute Gelegenheit, um auszumisten. Da aber viele Wertstoffhöfe geschlossen haben, landet der …
Deponien geschlossen: Alte Möbel, Gartenabfälle und Benzinkanister landen im Wald

Gudensberg: 2.300 Euro teures Mountainbike gestohlen

Ein Mountainbike im Wert von 2.300 Euro wurde am vergangenen Donnerstag aus einem Carport im Gudensberger Villaweg gestohlen.
Gudensberg: 2.300 Euro teures Mountainbike gestohlen

Schüsse in Borken: Unbekannte beschädigen Rollos mit Stahlkugeln

An gestrigen Samstag kam es in der Straße "Morgengabe" in Borken zu einer Sachbeschädigung. Gegen 10.15 Uhr haben nach Polizeiinformationen Unbekannte die Rollos eines …
Schüsse in Borken: Unbekannte beschädigen Rollos mit Stahlkugeln

Feuerteufel treiben in Kleinenglis ihr Unwesen

Insgesamt 1.500 Euro Sachschaden verursachten unbekannte Täter bei drei zum Teil versuchten Brandstiftung in der Nacht von Samstag auf Sonntag.
Feuerteufel treiben in Kleinenglis ihr Unwesen

Kommentare

Hinweise für das Kommentieren

Von Mo. bis Fr. in der Zeit von 18 bis 9 Uhr und am Wochenende werden keine neuen Kommentare freigeschaltet.
Bitte bleiben Sie fair und sachlich - keine Beleidigungen, keine rassistischen, rufschädigenden und gegen die guten Sitten verstoßenden Beiträge. Kommentare, die gegen diese Regeln verstoßen, werden von der Redaktion kommentarlos gelöscht.