Gemeindeverwaltung Neuental verzichtet weitestgehend auf Papier

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Heike Scheiderwind (li.) und Kornelia Wittig präsentieren die arbeitserleichternden Tablets im Neuentaler Bürgerbüro.

2018 befand sich die Gemeindeverwaltung Neuental im digitalen Wandel und hat im Bürgerbüro zwei Tablets angebracht.

Neuental. Um stetig vom Papier wegzukommen, befand sich die Gemeindeverwaltung Neuental 2018 im digitalen Wandel. „Wir haben gleich mehrere Bereiche der Digitalisierung parallel vorangetrieben“, lobt Bürgermeister Dr. Philipp Rottwilm sein Team.

Elektronische Bürgerakte

Es sei das Ziel, kurz- bis mittelfristig komplett digital arbeiten zu können. „Wir vernichteten erstmal etwa sechs Tonnen Akten, deren Inhalte nun digital abrufbar sind“, freut sich Dr. Rottwilm. Im Bürgerbüro sind nun zwei Tablets angebracht, über die Anträge für Pässe, Hunde und weiteres digital überprüft und unterzeichnet werden können – völlig ohne Papier. Das Dokument wird dann in der elektronischen Bürgerakte oder auch E-Akte gespeichert. „Was rechtlich möglich ist, soll in Zukunft auch von daheim machbar sein“, so der Rathauschef weiter. „Die Digitalisierung ist eine enorme Arbeit für Bund und Länder. Wir machen es schonmal im kleinen Rahmen, bevor der Druck zu groß wird, wenn es jeder machen muss.“

Auch jede eingegangene Rechnung wird gescannt und digital im Haus weiter bearbeitet. „Zuvor wurde durch die Gemeinschaftskasse in Jesberg auch zwei Mal der Kassenleiter der Nachbargemeinde mit Dokumenten angefahren. Diese Fahrten fallen nun weg, da auch diese Dokumente digital übermittelt werden“, berichtet Daniel Kunz, Verwaltungsfachwirt der Gemeinde und zuständig für die Gemeindekasse. „Es ist eine enorme Erleichterung innerhalb des Hauses.“

Elektronische Zähler

Jeder Bürger erhält eine Karte mit einem QR-Code. Mittels QR-Scanner auf einem mobilen Endgerät kommen die Bürger auf eine Webseite und können ihre Zählerstände schnell selbst eintragen. „Dadurch fällt die Terminvereinbarung zum Zähler-Ablesen mit einem Angestellten der Stadt weg.

Niemand muss sich mehr irgendwann werktags Zeit dafür nehmen und nebendran warten, sondern kann sich ganz gemütlich zu einer beliebigen Zeit selbst darum kümmern“, lobt Kunz das neue Verfahren. Wer nicht so technikaffin ist, kann die Werte auch ablesen, händisch auf die Karte eintragen und bei der Gemeinde abgeben. Die Werte werden dann dort wieder digitalisiert. Um transparenter zu werden, sollen alle Ausschüsse ihre Unterlagen digital abrufbar haben. Außerdem sei ein Zugang für Bürger geplant, bei dem sie öffentlich zugängliche Dokumente ebenfalls bequem von daheim abrufen können. Denkbar sind auch Diagramme, die leichter erkennbar machen, wo Geld hinfließt.

Auch der See wird digital

In einem weiteren Schritt soll auch der Neuenhainer See mit seinen 600 Campingplätzen, der Gastronomie und dem Schullandheim ins System integriert werden. „Saubere Schnittstellen, auch für die Kita, ist das, was wir anstreben. Eine nahtlose Verbindung für Rechnungen und Management soll dabei entstehen“, kommentiert Dr. Rottwilm weiter.

Fazit der Mitarbeiter

Heike Schneiderwind und Kornelia Wittig arbeiten im Bürgerbüro der Gemeinde sind sehr zufrieden mit dem neuen System: „Zum Jahresbeginn wurden bereits viele Pässe beantragt. Dabei ist auffällig, wie viele ältere Mitbürger keinerlei Berührungsängste mit der Technik vorweisen, was noch eine unserer Sorgen war.“

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