Rathaus Bad Zwesten schafft Papierrechnungen ab und WhatsApp an

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Das Rathaus ist nun bei WhatsApp. (v.li.) Bürgermeister Micheal Köhler und Jörg Beyer vor dem Bad Zwestener Rathaus.

Es wird digitaler: Im Rathaus Bad Zwesten wird künftig auf viel Papier verzichtet und per WhatsApp lassen sich Bürgeranliegen mitteilen.

Bad Zwesten. Eine Straßenlampe leuchtet nicht mehr? Der Müll wurde nicht abgeholt? Oder die Wippe auf dem Spielplatz ist kaputt? Um der Gemeindeverwaltung solche Dinge mitzuteilen und Fragen zu stellen, steht den Bad Zwestener Bürgern eine neue Möglichkeit zur Verfügung. Ab Donnerstag, 10. Januar, können die Anwohner den Mitarbeitern im Rathaus eine WhatsApp-Nachricht an Tel. 01520-9036989 schicken. Erreichbar ist die Verwaltung über WhatsApp nur zu den normalen Öffnungszeiten des Rathauses. Das Smartphone, auf dem die Nachrichten eingehen, befindet sich im Büro des Hauptamtes bei Jörg Beyer und ist mit dem Computer verbunden. „WhatsApp-Nachrichten zu schreiben ist heute an der Tagesordnung“, so Bürgermeister Michael Köhler. Er schätzt, dass alleine in Bad Zwesten um die 1.500 der 3.900 Einwohner WhatsApp regelmäßig nutzen. Für die Verwaltung kann dies eine große Hilfe sein. Vor allem auch, weil man bei WhatsApp Bilder mitschicken kann. Der Bauhof kann nicht jeden Tag alle kommunalen Liegenschaften abfahren und kontrollieren.

„Wir sind für jeden Hinweis dankbar“, so Köhler. Natürlich kann man per WhatsApp beispielsweise keinen neuen Personalausweis beantragen, dabei muss man sich schließlich ausweisen. Auch können per WhatsApp keine rechtsverbindlichen Auskünfte gegeben werden. Möglich sind alle allgemeinen Anfragen und Anregungen, die die Gemeinde betreffen. Die elektronisch vorgetragenen Bürgeranliegen durchlaufen dann im Rathaus mehrere Stationen: Die Anliegen werden gesichtet und an die zuständigen Verantwortlichen im Haus weitergeleitet. Dort wird das Anliegen geprüft und nach Möglichkeit bearbeitet. Manchmal sind Nachfragen erforderlich. Wie lange es dauert, bis man eine Antwort bekommt, kann pauschal nicht beantwortet werden, da es immer auf den Zeitpunkt des Einganges der Nachricht ankommt. Zudem kommt es auf das Anliegen des Bürgers an.

Verabschieden sich von den alten Papierrechnungen (v.li.): Tanja Rübsam, Büroleiter Günther Heer, Bürgermeister Michael Köhler und Jörg Beyer.

„Hier wäre eine Komplettlösung als Antwort der Optimalfall, es kann aber je nach Anfrage auch mal etwas länger dauern“, so Köhler. Ziel ist es jedoch, den Bürgern eine zeitnahe Bearbeitung der Anliegen anzubieten. Ob Mitarbeiter des Rathauses das private Profilbild sehen können, hängt von den WhatsApp-Einstellungen ab. Wer nicht will, dass das eigene Profilbild zu sehen ist, der sollte die Nummer des Rathauses nicht im Handy abspeichern und bei den Einstellungen bei „Datenschutz“ und „Profilbild“ einstellen, dass nur die Kontakte das eigene Foto sehen können. Wer die Nummer als Kontakt abspeichert, müsste dann bei den Datenschutzeinstellungen hinterlegen, dass „Niemand“ das Foto sehen kann. Einzelne Kontakte auszuschließen, ist nicht möglich.

Keine Papierrechnungen 

Auch die Digitalisierung der Arbeitsprozesse der Verwaltung der Gemeinde wird angetrieben. Ein wesentlicher Baustein ist dabei die Bearbeitung von Rechnungen in der Verwaltung, die jetzt komplett digital erfolgt. Bisher kamen Rechnungen in Papierform auf den Schreibtisch. Sie wurden gestempelt, weitergereicht, verarbeitet und abgeheftet. Jetzt können nach Einführung des Rechnungsworkflow alle Mitarbeiter der Kernverwaltung in der Gemeinde gleichzeitig Zugriff auf die Rechnungen nehmen.

Im Ergebnis macht sich die Digitalisierung vor allem bemerkbar bei der geringeren Bearbeitungszeit von Rechnungen, der Einsparung von Ressourcen und der Platzgewinnung durch die nicht mehr benötigte Papier-Archivierung. Den Rechnungsworkflow hat die Kämmerin Tanja Rübsam begleitet und eingeführt. Bürgermeister Michael Köhler betont: „Wir haben uns als Kommune auf den Weg gemacht und streben an, unsere Kommune immer weiter modern und effizient auszubilden. Die Anforderungen an die Gemeinde durch die Bürger werden immer höher. Daher ist es wichtig, Effizienzgewinne durch nützliche Programme zu realisieren. Der Effizienzgewinn kommt am Ende dem Bürger zugute“, so der Bad Zwestener Verwaltungschef.

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