Formalien einhalten

Anlass des Geschäftsessens belegen

Einladende bei Geschäftsessen sollten darauf achten, dass die erforderlichen Angaben zeitnah auf dem Bewirtungsbeleg erfasst werden. Foto: Christin Klose/dpa-tmn/dpa/Illustration
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Einladende bei Geschäftsessen sollten darauf achten, dass die erforderlichen Angaben zeitnah auf dem Bewirtungsbeleg erfasst werden. Foto: Christin Klose/dpa-tmn/dpa/Illustration

Selbstständige können einen Teil der Kosten für Geschäftsessen bei der Steuer absetzen. Aber nicht jedes Treffen zählt - deshalb müssen Einladende besser zu viel als zu wenig notieren.

Berlin (dpa/tmn) - Wenn Selbstständige Kunden oder Geschäftspartner zum Essen einladen, sollten sie genau dokumentieren, dass es einen geschäftlichen Anlass gab. Sonst wird das Treffen womöglich nicht steuerlich anerkannt.

«Dazu müssen der Ort, der Tag, die Teilnehmer, der Anlass der Bewirtung und die Höhe der Ausgaben zeitnah schriftlich festgehalten werden», zählt Isabel Klocke vom Bund der Steuerzahler auf.

Andernfalls werden die Ausgaben bei der Einkommensteuererklärung nicht als Betriebsausgabe anerkannt. Für die Umsatzsteuer können die Angaben auch nachträglich gemacht werden, wie kürzlich das Finanzgericht Berlin-Brandenburg entschied.

Der Kläger war als Dozent und Unternehmensberater selbstständig tätig. Die Ausgaben für seine Geschäftsessen setzte er steuerlich ab und verlangte die Erstattung der Umsatzsteuer. Dies lehnte das Finanzamt ab, da die Bewirtungsbelege unvollständig waren. So fehlten Eintragungen zum Anlass und zu den Teilnehmern des Geschäftsessens. Obwohl der Unternehmensberater die fehlenden Angaben nachreichte, lehnte das Finanzamt die Umsatzsteuererstattung von rund 640 Euro ab.

Ausgaben müssen betrieblich veranlasst sein

Zu Unrecht, wie das Finanzgericht Berlin-Brandenburg entschied. Es sei allein entscheidend, dass die Ausgaben für das Geschäftsessen betrieblich veranlasst und angemessen waren. Deshalb können Bewirtungsbelege für die Umsatzsteuer auch noch rückwirkend ergänzt werden. Ein Verstoß gegen die einkommensteuerrechtlichen Aufzeichnungspflichten führt nicht zugleich dazu, dass der Vorsteuerabzug bei der Umsatzsteuer ausgeschlossen ist (Az.: 5 K 5119/18).

Dennoch sollten Einladende bei Geschäftsessen darauf achten, dass die erforderlichen Angaben zeitnah auf dem Bewirtungsbeleg erfasst werden, sagt Klocke. «Nachträgliche Ergänzungen lösen immer Ärger mit dem Finanzamt aus.»

Wer einlädt, hebt die Rechnung auf

Auch wenn das Finanzgericht in Bezug auf die Umsatzsteuer die Formvorschriften nicht ganz so streng ausgelegt hat, müssen Klocke zufolge die Formalien eingehalten werden, um das Geschäftsessen bei der Einkommensteuer abzurechnen. Es lohne sich auf jeden Fall, die Rechnung aufzuheben und die Angaben zum Geschäftsessen zu notieren.

Finanzgericht Berlin-Brandenburg: Vorsteuerabzug aus Bewirtungsaufwendungen

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