Experte erklärt

Mit diesen vier simplen Tipps arbeiten Sie garantiert produktiver

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Zeit ist nicht nur im Berufsleben kostbar.

"Time Multiplier" ist die Zauberformel. Zumindest wenn es nach Rory Vaden, Berater für Führungskräfte, geht. Es soll die Lösung für alle Zeitmanagement-Probleme sein.

Der klassische Arbeitstag hat acht Stunden. Für manche ist das viel zu lang, für andere wiederum ist es zu wenig Zeit, um alles erledigen zu können. Um ihren Arbeitstag richtig planen zu können, setzen dafür viele auf Tools, Kalender und Checklisten.

Vier Tipps, um Zeit zu sparen und produktiver zu werden

Dennoch reicht oft die Zeit nicht aus. Eine Lösung für das Problem will Rory Vaden gefunden haben. Der Berater für Führungskräfte und Motivationsspeaker hat in der TED-Talk-Serie "How to be a better human" vier Tipps gegeben, wie Sie produktiver arbeiten können.

Statt auf Checklisten und Co. zu setzen, schlägt er vor, Zeit effizient und erfüllend zu nutzen. Dafür stellt er sich die Frage: "Was ist die wichtigste Sache, die du heute erledigen kannst, die dein Morgen besser machen wird?" Ziel ist es, Zeit zu vervielfachen. Wer dies schafft, ist laut Vaden ein "Time Multiplier".

Stellen Sie sich diese vier Fragen

Aber wie lässt sich Zeit vervielfachen? Vadens Lösung: Nutzen Sie Ihre Zeit vernünftig. Dafür müssen Sie erstmal Zeit investieren, um später Zeit sparen zu können. Ein einfaches Beispiel ist Online-Banking. Viele sträuben sich davor zwei Stunden zu investieren, um Lastschriftaufträge oder ähnliches einzurichten. Aber wer sich diese zwei Stunden nimmt, hat im Verlauf des Jahres mehr Zeit.

"Ein Time Multiplier versteht, wenn er 30 Minuten im Monat sparen kann, wenn er Lastschriftaufträgen erstellt, ergibt es Sinn diese zwei Stunden zu investieren. Denn nach nur vier Monaten, hat er die Zeit wieder reingeholt", erklärt Vaden

Vier Fragen stellen sich "Time Multiplier" laut Vaden, um produktiver zu arbeiten. Diese sind: Kann ich diese Aufgabe beseitigen? Wenn ich sie nicht beseitigen kann, kann ich sie automatisieren? Kann ich sie delegieren oder jemanden schulen, damit er die Aufgabe erledigt? Soll ich diese Aufgabe jetzt erledigen, oder kann ich sie später erledigen?

Lesen Sie auch: Alle wollen effektiv arbeiten - doch fast jeder macht dabei denselben Fehler.

Kann ich diese Aufgabe beseitigen?

Diese Regel lässt sich wohl am einfachsten umsetzen. Vaden zufolge ist es wichtig, zu unnötigen Aufgaben einfach Nein zu sagen. Denn diese würden sonst nur aus Pflichtgefühl erledigt und rauben nur Zeit. Je öfter Sie Nein zu einer Aufgabe sagen, desto wertvoller wird jedes "Ja".

Wenn ich die Aufgabe nicht beseitigen kann, kann ich sie automatisieren?

Die heutige Arbeitswelt ist von Technologie geprägt und mittlerweile gibt es für fast alles ein Programm, das lästige Aufgaben automatisiert. Dazu gehören, wie schon erwähnt, Lastschriftenaufträge. Aber auch der regelmäßige Einkauf im Supermarkt gehört dazu. Gibt es beispielsweise einen Lieferdienst, der Ihnen Lebensmittel nach Hause liefert? Schon haben Sie wieder Zeit für andere Aufgaben.

Video: In der Arbeit schlafen für mehr Effektivität

Kann ich sie delegieren oder jemanden schulen, damit er die Aufgabe erledigt?

Viele Arbeitnehmer wollen Aufgaben nicht abgeben, weil sie Angst haben, als arbeitsscheu abgestempelt zu werden oder der Meinung sind, andere könnten sie nicht richtig erledigen. Aber das ist nicht so. Vaden rät: "Es ist wichtig, einzusehen, dass die Annahme, dass man selbst am gewissenhaftesten wäre, meistens einfach nicht richtig ist." Geben Sie Ihren Kollegen eine Chance.

Soll ich diese Aufgabe jetzt erledigen oder kann ich das später tun?

Sie schieben Arbeiten gerne vor sich her? Das ist nicht immer schlecht. Manche Aufgaben müssen erst gut durchdacht werden, bevor Sie sie erledigen. "Es gibt einen Unterschied zwischen dem Schieben einer Aufgabe, die wir eigentlich machen müssten, und Aufgaben, die wir noch nicht erledigt haben, weil es einfach noch nicht die richtige Zeit dafür ist", erklärt Vaden. In dieser Zeit können Sie überlegen, ob die Aufgabe beseitigt, automatisiert oder delegiert werden kann.

Auch interessant: Darf mir der Chef vorschreiben, wie oft ich während der Arbeit aufs Klo darf?

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Sieben Tipps, wie Sie im Job gleich viel sympathischer wirken

Eigenschaft Nr. 1 - Authentizität: Je authentischer Sie von anderen wahrgenommen werden, desto sympathischer wirken Sie. Sie müssen sich also nicht verstellen - geben Sie sich einfach so, wie Sie sind und bleiben Sie gelassen. 
Eigenschaft Nr. 1 - Authentizität: Je authentischer Sie von anderen wahrgenommen werden, desto sympathischer wirken Sie. Sie müssen sich also nicht verstellen - geben Sie sich einfach so, wie Sie sind und bleiben Sie gelassen.  © pixabay
Eigenschaft Nr. 2 - Ehrlichkeit: Wenn Sie anderen gegenüber ehrlich sind, können Sie andere besser einschätzen. Das ganze ist auch die Basis für den nächsten Punkt...
Eigenschaft Nr. 2 - Ehrlichkeit: Wenn Sie anderen gegenüber ehrlich sind, können Sie andere besser einschätzen. Das ganze ist auch die Basis für den nächsten Punkt... © pixabay
Eigenschaft Nr. 3 - Vertrauenswürdigkeit: Je mehr wir einem Menschen vertrauen, um so netter finden wir ihn auch. 
Eigenschaft Nr. 3 - Vertrauenswürdigkeit: Je mehr wir einem Menschen vertrauen, um so netter finden wir ihn auch.   © iStock / AndreyPopov
Eigenschaft Nr. 4 - Kritikfähigkeit: Wer bei der kleinsten Kritik sofort ausflippt, stellt sich nicht gut mit Chefs und Kollegen. Andersherum wirken Sie gleich viel sympathischer, wenn Sie Kritik an Ihrer Arbeit gelassen annehmen. Dasselbe gilt auch für von Ihnen geäußerste Kritik: Diese sollte immer sachlich auf die Arbeit, nicht auf die Person abzielen. "Sie Depp!" kommt also nicht gut an.
Eigenschaft Nr. 4 - Kritikfähigkeit: Wer bei der kleinsten Kritik sofort ausflippt, stellt sich nicht gut mit Chefs und Kollegen. Andersherum wirken Sie gleich viel sympathischer, wenn Sie Kritik an Ihrer Arbeit gelassen annehmen. Dasselbe gilt auch für von Ihnen geäußerste Kritik: Diese sollte immer sachlich auf die Arbeit, nicht auf die Person abzielen. "Sie Depp!" kommt also nicht gut an. © pixabay
Eigenschaft Nr. 5 - Namensgedächtnis: Merken Sie sich die Namen Ihrer Kunden und sprechen Sie sie mit Namen an. Das schmeichelt ihnen und Sie werden sehen, dass die Geschäfte gleich viel besser laufen.
Eigenschaft Nr. 5 - Namensgedächtnis: Merken Sie sich die Namen Ihrer Kunden und sprechen Sie sie mit Namen an. Das schmeichelt ihnen und Sie werden sehen, dass die Geschäfte gleich viel besser laufen.  © pixabay
Eigenschaft Nr. 6 - Toleranz:Gegenseitiges tolerantes Verhalten macht Sympathie erst möglich. Respektieren Sie also Ihren Gegenüber und seine Sicht der Dinge.
Eigenschaft Nr. 6 - Toleranz: Gegenseitiges tolerantes Verhalten macht Sympathie erst möglich. Respektieren Sie also Ihren Gegenüber und seine Sicht der Dinge. © pixabay
Eigenschaft Nr. 7 - Zuhören: Legen Sie Ihr Smartphone bei Seite und hören Sie Ihrem Kollegen aufmerksam zu. In dem Sie sich zurücknehmen und seinen Problemen Aufmerksamkeit schenken, machen Sie sich gleich sympathisch.
Eigenschaft Nr. 7 - Zuhören: Legen Sie Ihr Smartphone bei Seite und hören Sie Ihrem Kollegen aufmerksam zu. In dem Sie sich zurücknehmen und seinen Problemen Aufmerksamkeit schenken, machen Sie sich gleich sympathisch. © pexels

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